GDPR

INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ ZÁKAZNÍKŮ SPOLEČNOSTI Play Smart s.r.o.

1. Úvodem

1.1 Společnost Play Smart s.r.o., se sídlem Bašty 416/8, 602 00 Brno, IČ: 080 02 631, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně pod sp. zn. C 111360 („Společnost“), se v rámci svého podnikatelského oprávnění zabývá organizací volnočasových zájmových a vzdělávacích aktivit pro děti a mládež ve formě zájmových kroužků, workshopů, příměstských táborů, oslav a individuálních zážitkových programů, kde účastníkům představuje vědní disciplíny a různé druhy vědních oborů. Nezbytnou součástí organizace těchto akcí je mimo jiné i zpracování osobních údajů osob, které se akcí účastní (nezletilé a zletilé fyzické osoby), osob, které účast na akci objednávají (zejména zákonní zástupci, zaměstnavatelé) případně osob dalších.

1.2 Cílem předkládaného dokumentu je v souladu s nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „nařízení“), informovat o tom, jak Společnost zpracovává osobní údaje svých zákazníků.

1.3 Informace obsažené v tomto dokumentu se použijí zejména na zákazníky – účastníky výše uvedených aktivit, fyzické osoby (v případě nezletilých účastníků též na jejich zákonné zástupce), poskytující Společnosti osobní údaje a v přiměřeném rozsahu též na zákazníky potenciální, jakož i na zákazníky bývalé. Vedle toho se mohou informace zde obsažené uplatnit též na zpracování osobních údajů dalších osob, souvisí-li zpracování jejich osobních údajů se vztahem mezi Společností a zákazníkem (zejména osoby oprávněné vyzvednout dítě po skončení aktivity). Informace zde uvedené se v přiměřeném rozsahu uplatní též na zástupce zákazníků.

2. Základní zásady zpracování osobních údajů

2.1 Při zpracování osobních údajů v souvislosti se vztahy mezi Společností a jejími klienty respektujeme a ctíme nejvyšší standardy ochrany osobních údajů, přičemž dodržujeme zejména následující zásady:

(a) osobní údaje zpracováváme zákonným a transparentním způsobem;

(b) shromažďování osobních údajů probíhá výhradně pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a nezpracováváme je dále způsobem, který je s těmito účely neslučitelný;

(c) rozsah zpracovávaných osobních údajů je přiměřený, relevantní a omezený pro naplnění stanovených účelů;

(d) jsou přijata veškerá rozumná opatření, abychom zpracovávali výhradně přesné
aktualizované osobní údaje a aby osobní údaje, které jsou nepřesné, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny;

(e) osobní údaje uchováváme po dobu, která je nezbytná pro účely, pro které jsou zpracovávány;

(f) zpracování osobních údajů probíhá pouze způsobem, který zajišťuje náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.

3. Informace o správci a jeho kontaktní údaje

3.1 Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je Společnost Play Smart s.r.o., se sídlem Bašty 416/8, 602 00 Brno, IČ: 080 02 631, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně pod sp. zn. C 111360.   

Jakožto Správce určujeme účely a prostředky zpracování osobních údajů, jak je popsáno v tomto dokumentu. V případě jakýchkoliv dotazů ohledně zpracování osobních údajů se na nás můžete obrátit buď přímo v sídle společnosti Play Smart s.r.o., nebo skrze emailovou adresu: ahoj@smartbricks.cz.

4. Účel a právní titul zpracování osobních údajů

Společnost zpracovává osobní údaje svých zákazníků a dalších osob v níže uvedených případech:

4.1 Zpracování je nezbytné pro účely uzavření a/nebo plnění smlouvy se zákazníkem, tedy pro poskytování služeb zákazníkům, a to:

a) poskytování služeb zájmových kroužků zákazníkům,

b) poskytování služeb příměstských táborů zákazníkům,

c) organizace workshopů, teambuildingových školení, oslav pro zákazníky

d) organizace individuálních akcí

V těchto případech jsou osobní údaje zpracovávány pro účely plnění smlouvy jako takové, respektive poskytnutí služby, a související činnosti, zejména evidence objednávek, fakturace, zajištění stravování, vyzvednutí dítěte oprávněnou osobou odlišnou od zákonného zástupce apod., aby bylo možné zajistit plnění smlouvy či poskytnout službu.

Zpracování osobních údajů ve výše uvedených případech je smluvním požadavkem a neposkytne-li klient potřebné údaje, nebude možné s ním smlouvu uzavřít.

4.2 Zpracování je nezbytné pro účely plnění právních povinností. Společnost je povinna některé osobní údaje zákazníků zpracovávat např. s ohledem na povinnosti stanovené účetními předpisy a povinnosti stanovené právními.

4.3 Zpracování je nezbytné pro ochranu oprávněných zájmů Společnosti či třetích osob. Společnost může zpracovávat některé osobní údaje zákazníků případně jiných fyzických osob v souvislosti se vztahy mezi Společností a jejími zákazníky, pokud oprávněné zájmy Společnosti (či třetí osoby) převažují nad zájmy nebo právy a svobodami těchto osob, včetně práva na ochranu soukromí a osobních údajů. Jedná se o následující oprávněné zájmy Společnosti či třetích osob:

(a) nabídka produktů a služeb zákazníkům Společnosti v podobě přímého marketingu (např.

zasílání informací o nových aktivitách, které Společnost plánuje)

(b) vymáhání pohledávek a obhajoba právních nároků Společnosti nebo třetích osob, včetně

řešení pojistných událostí;

(c) vnitřní administrativní a statistické účely Společnosti, provádění analýz, reporting,

vyhodnocování spokojenosti zákazníků apod.,

(d) vyřizování reklamací či podnětů zákazníků a další činnosti spojené s ochrannou dobré

pověsti Společnosti.

4.4 Ve specifických případech zpracovává Společnost též osobní údaje pro účely, kdy jí nesvědčí žádný z výše uvedených právních základů.

Takové zpracování osobních údajů Správcem je založeno na souhlasu subjektu údajů, ve kterém je subjekt údajů poučen o účelu takového zpracování, rozsahu a také o možnosti tento souhlas odvolat.

Jedná se o tyto případy zpracování:

(a) zpracování osobních údajů subjektů údajů ve formě fotografie, videozáznamu (obrazového záznamu), zvukového záznamu, a to za účelem ochrany a dodržování bezpečnosti při poskytování služeb Správce, tedy za účelem ochrany bezpečí subjektu údajů (nezletilých dětí), využitím videozáznamu v podobě online přenosu bez záznamového nahrávání na webu společnosti www.smartbricks.cz.

(b) Zpracování údajů o zdravotním stavu nezletilých dětí, a to za účelem zajištění zdravotní bezpečnosti a respektování zdravotních omezení nezletilých dětí jako účastníků kroužku, příměstského tábora nebo jiné akce pořádané Společností.

(c) Zasílání marketingových sdělení osobám, které projevily zájem o informace o činnosti Společnosti – pro tyto účely zpracováváme jméno, příjmení a e-mailovou adresu.

5. Osobní údaje, které jsou zpracovávány

5.1 Společnost zpracovává osobní údaje zákazníků a jiných fyzických osob v souvislosti se vztahy mezi Společností a jejími zákazníky v nezbytném rozsahu. Zpracovávány jsou zejména:

a) identifikační a kontaktní údaje zákazníků (např. jméno a příjmení, datum narození, mobilní telefon, e-mailová adresa, adresa trvalého bydliště případně sídla, doručovací adresa, číslo občanského průkazu, bankovní spojení, IČ);

b) údaje potřebné pro plnění smlouvy či poskytování služby (předmět smlouvy či předmět poskytované služby, údaje o historii plnění smlouvy a poskytování služeb, výše plateb a jejich historie, případně další takové údaje);

c) další údaje poskytnuté zákazníkem v objednávce, ve smlouvě a při jednání o smlouvě či při poskytování služeb;

d) popisné údaje týkající se nároků uplatněných zákazníky nebo vůči zákazníkům (druh nároku, stav vymáhání, učiněné kroky, způsob vyřízení apod.);

e) údaje o zdravotním stavu nezletilého dítěte,

f) fotografie, obrazový či zvukový záznam účastníků akcí.

5.2 Konkrétní rozsah zpracovávaných osobních údajů v daném případě závisí zejména na povaze služby poskytované v daném případě Společností.

6. Zdroje osobních údajů

6.1 Osobní údaje získáváme zejména

(a) přímo od zákazníků na základě objednávek zákazníků a v rámci jednání o uzavření smlouvy při žádosti o poskytování služby; nebo při osobní a písemné komunikaci se zákazníky prostřednictvím emailu či telefonu;

(b) od třetích osob oprávněných s osobními údaji zákazníků nakládat a předat je Společnosti při splnění stanovených podmínek (např. zákonní zástupci dětí);

(c) z veřejně dostupných zdrojů, zejména z veřejných rejstříků, zejména z obchodního rejstříku nebo insolvenčního rejstříku, z webových stránek zákazníka; 

7. Rozsah a způsob zpracování osobních údajů

7.1 Osobní údaje zákazníků a dalších fyzických osob jsou zpracovávány především zaměstnanci Společnosti, ve vybraných případech též jejími externími spolupracovníky nebo dodavateli na základě smlouvy (zejména poskytovatelé IT služeb, poskytovatelé účetních a právních služeb, poskytovatelé tiskových, poštovních a kurýrních služeb). Způsob zpracování osobních údajů zahrnuje manuální i automatizované zpracování v informačních systémech Společnosti.

8. Příjemci osobních údajů

8.1 Osobní údaje zákazníků jsou předávány třetím osobám, se kterými Společnost spolupracuje a které se podílí na zpracování těchto osobních údajů, případně jim tyto osobní údaje mohou být zpřístupněny z jiného důvodu v souladu s příslušnými právními předpisy. Při tom je postupováno s náležitou péčí s cílem zajistit odpovídající úroveň ochrany pro zpracovávané osobní údaje, zejména je s třetími osobami uzavírána smlouva o zpracování osobních údajů, která obsahuje odpovídající záruky pro zpracování osobních údajů.

8.2 Pro účely plnění svých povinností je Společnost oprávněna nebo přímo povinna (tj. bez souhlasu subjektu údajů) předávat jeho osobní údaje:

(a) orgánům veřejné moci v souvislosti s plněním zákonných povinností (orgány činné v trestním řízení, finanční úřady, dozorové orgány apod.);

(b) subdodavatelům Společnosti, kteří potřebují mít k těmto osobním údajům přístup v souvislosti s plněním svých smluvních závazků vůči Společnosti;

(c) dalším subjektům, je-li to v souladu s oprávněnými zájmy Společnosti či třetích osob (soudy,

exekutoři, pojišťovny apod.).

8.3 Vedle toho mohou být osobní údaje zákazníků v přiměřeném rozsahu předávány na podkladě příslušné písemné smlouvy třetím osobám, jejichž zaměstnanci a systémy se podílí na zpracování těchto osobních údajů jako tzv. zpracovatelé. Jedná se zejména o tyto kategorie dodavatelů: poskytovatelé IT služeb, poskytovatelé účetních služeb, poskytovatelé pojištění, poskytovatelé právních služeb, poskytovatelé tiskových, poštovních a kurýrních služeb.

8.4 Osobní údaje jsou zpracovávány zpravidla na území ČR. Výjimku tvoří zpracování pro marketingové účely, kdy mohou být pořízené fotografie, obrazové a zvukové záznamy zveřejněny na sociálních sítích (Facebook, Instagram).

9. Doba, po kterou osobní údaje zpracováváme

9.1 Společnost zpracovává osobní údaje pouze po nezbytnou dobu odpovídající účelu zpracování.

9.2 Pro účely plnění smlouvy s klienty, respektive pro zajištění účasti osob na akcích pořádaných Společností jsou osobní údaje zpracovávány po dobu trvání smlouvy se Společností a dále vždy po dobu, stanovenou právními předpisy.

9.3 Pokud je konkrétní doba zpracování právními předpisy stanovena, Společnost tyto osobní údaje zpracovává po takto stanovenou dobu.

10. Práva plynoucí ze zpracování osobních údajů

Ve vztahu k námi prováděnému zpracování Vašich osobních údajů máte následující práva:

a) právo na přístup k osobním údajům;

b) právo na opravu;

c) právo na výmaz („právo být zapomenut“);

d) právo na omezení zpracování údajů;

e) právo vznést námitku proti zpracování; a

f) právo podat stížnost na zpracování osobních údajů.

Vaše práva jsou níže vysvětlena, abyste si dokázal/a udělat jasnější představu o jejich obsahu.

Všechna Vaše práva můžete uplatnit tak, že nás kontaktujete na e-mailové adrese ahoj@smartbricks.cz

Stížnost můžete podat u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

Právo na přístup znamená, že si kdykoliv můžete požádat o naše potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud jsou, pak za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho je budeme zpracovávat, zda máte právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznést námitku, odkud jsme osobní údaje získali a zda dochází k na základě zpracování Vašich osobních údajů k automatickému rozhodování, včetně případného profilování. Také máte právo získat kopii Vašich osobních údajů, přičemž první poskytnutí je bezplatné, za další poskytnutí pak může Zprostředkovatel požadovat přiměřenou úhradu administrativních nákladů.

Právo na opravu znamená, že nás kdykoliv můžete požádat o opravu či doplnění Vašich osobních údajů, pokud by byly nepřesné či neúplné.

Právo na výmaz znamená, že musíme vymazat Vaše osobní údaje pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) zpracování je protiprávní, (iii) vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, nebo (iv) nám to ukládá zákonná povinnost.

Právo na omezení zpracování znamená, že dokud nevyřešíme jakékoliv sporné otázky ohledně zpracování Vašich osobních údajů, musíme omezit zpracování Vašich osobních údajů tak, že tyto můžeme mít pouze uloženy a případně je můžeme použít z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků.

Právo vznést námitku znamená, že můžete vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme pro účely přímého marketingu nebo z důvodu oprávněného zájmu. Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou již Vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávány.

11. Závěrem

Tyto Informace o zpracování osobních údajů jsou platné a účinné ke dni 20. ledna 2020, aktuální znění naleznete na webových stránkách společnosti www.smartbricks.cz.